1 Jahr Unikum: Digitale Kita-Dokumentation bei cocon
Wie sieht moderne Bildungsdokumentation aus, wenn sie den Kita-Alltag nicht belastet, sondern echte Freiräume schafft? Die cocon Kindertagesstätten in München Bogenhausen und Waldtrudering nutzen seit über einem Jahr das Kita-Tool Unikum. Wir haben mit Geschäftsführerin Veronika Pagacz darüber gesprochen, warum die Kitas heute nicht mehr auf das Tool verzichten wollen, wie die Eltern darauf reagieren – und warum sogar eine analoge Wand im Prozess eine Rolle spielt.
Von Word-Vorlagen zum digitalen Rucksack
Bei den cocon Kindertagesstätten war die pädagogische Dokumentation auch vor Unikum schon einheitlich organisiert. Die Teams arbeiteten mit Word-Vorlagen, die zentral auf einem Shared Drive abgelegt wurden. So konnte über alle Einrichtungen hinweg eine konsistente Dokumentation sichergestellt werden.
In der Praxis bedeutete das allerdings auch einiges an zusätzlichem Aufwand: Fotos einfügen, Texte formatieren, alles übersichtlich gestalten und anschließend an den Infoboards in den Kitas aushängen. Grundsätzlich funktionierte das – nur hatten Eltern beim Bringen und Abholen nicht immer die Zeit, sich alles in Ruhe anzusehen. Und zu Hause war die Dokumentation dann nicht mehr zugänglich.
Genau hier setzt Unikum für die cocon Kindertagesstätten an. Bei der Entscheidung spielte nicht nur die Elternkommunikation eine Rolle – die Dokumentation selbst sollte spürbar einfacher werden.
„Uns war wichtig, eine Lösung zu finden, die unsere pädagogische Dokumentation sinnvoll weiterentwickelt und den Arbeitsalltag unserer Teams erleichtert. Unikum hat uns überzeugt, weil die Erstellung deutlich einfacher und intuitiver ist als mit klassischen Office-Anwendungen.“
Veronika Pagacz -Geschäftsführerin der cocon Kindertagesstätten
Was auf den ersten Blick nach einer kleinen technischen Umstellung klingt, bringt im Kita-Alltag eine enorme Erleichterung: Statt erst den Laptop hochzufahren und Vorlagen auf dem Server zu suchen, entsteht die Dokumentation heute direkt im Geschehen.
Ein besonderer Moment passiert – und wird direkt dokumentiert
Ein Kind entdeckt etwas Neues. Eine Gruppe arbeitet gemeinsam an einem Projekt. Ein Ausflug läuft anders als erwartet. Oder ein Kind bleibt ungewöhnlich lange an einer Aufgabe dran.
Viele dieser Momente sind flüchtig und gerade deshalb so wertvoll für die pädagogische Dokumentation.
Bei cocon werden solche Lern- und Entwicklungsmomente heute direkt im Alltag festgehalten. Fotos, kurze Beobachtungen und die Zuordnung zu den Bildungsbereichen lassen sich in wenigen Schritten erfassen. So entstehen nach und nach individuelle Lerngeschichten.
Und dabei bleibt es nicht bei Fotos und Texten:
„Während wir früher auf Texte und Bilder beschränkt waren, können wir heute auch kurze Videos oder weiterführende Links einbinden."
Gerade Videos können Situationen aus dem Kita-Alltag noch einmal anders sichtbar machen. So wächst mit der Zeit der digitale Rucksack eines Kindes – mit kleinen und großen Lernmomenten aus der gesamten Kita-Zeit.
Auch im Team und in Entwicklungsgesprächen können die Dokumentationen genutzt werden, um konkrete Situationen aufzugreifen und die Entwicklung eines Kindes gemeinsam zu betrachten.
„Der digitale Rucksack begleitet die Kinder durch ihre gesamte Kita-Zeit und schafft eine vielfältige, multimediale Dokumentation ihrer individuellen Bildungs- und Entwicklungsprozesse.“
10 bis 15 Minuten – und der Lernlog ist fertig
Wie fügt sich das Ganze nun in den laufenden Kita-Alltag ein?
Früher mussten für eine Dokumentation zunächst der Laptop gestartet, die passende Word-Vorlage geöffnet, Fotos übertragen und Texte formatiert werden. Heute sind Smartphone oder Tablet ohnehin im Einsatz.
„Da alle Gruppen mit Smartphones und Tablets ausgestattet sind, ist der Weg vom Foto zur fertigen Dokumentation sehr kurz.“
Auch ein kurzes Zeitfenster von 10 bis 15 freien Minuten reicht deshalb oft aus. Die Fotos und Videos sind bereits auf dem Gerät und können direkt übernommen werden. Eine konkrete Zahl an eingesparten Stunden könne man deshalb nicht nennen. Die Entlastung entstehe vor allem dadurch, dass viele kleine Arbeitsschritte wegfallen und der gesamte Prozess schlanker wird.
„Die Zeitersparnis entsteht nicht nur durch die einfachere Gestaltung der Dokumentationen, sondern vor allem dadurch, dass der gesamte Prozess deutlich schlanker geworden ist.“
Dokumentation, die näher am Geschehen ist
Mit dem einfacheren Erstellen verändert sich auch der Zeitpunkt, zu dem dokumentiert wird. Ein Projekt muss nicht erst abgeschlossen und aufwendig nachbereitet werden, bevor etwas davon bei den Eltern ankommt. Ein besonderer Lernmoment kann zeitnah festgehalten und geteilt werden.
„Durch den deutlich geringeren Aufwand bei der Erstellung können wir Dokumentationen außerdem viel zeitnäher veröffentlichen.“
Für cocon bedeutet das eine Bildungsdokumentation, die kontinuierlicher geworden ist. Beobachtungen können direkt im Alltag festgehalten werden, statt später aus der Erinnerung rekonstruiert zu werden. Gleichzeitig hilft die Zuordnung zu den Bildungsbereichen dabei, Entwicklungen systematischer im Blick zu behalten.
„Die geringere Einstiegshürde führt außerdem dazu, dass regelmäßiger dokumentiert wird. Dadurch entstehen aktuellere und umfassendere Bildungsdokumentationen, die den Entwicklungsverlauf der Kinder noch besser abbilden.“
Eine Unikum-Wand mitten in der Kita
Und dann gibt es bei der Kita Bogenhausen noch ein weiteres Highlight: eine ganz eigene, selbstgestaltete Unikum-Wand. Auf den ersten Blick wirkt das vielleicht überraschend. Schließlich geht es bei Unikum ja gerade um digitale Bildungsdokumentation.
Für das Team der Kita Bogenhausen ist sie eine bewusste Verbindung zwischen analoger und digitaler Welt. Sie erinnert Familien daran, auch in der App nachzuschauen und die aktuellen Dokumentationen ihrer Kinder zu entdecken. Gleichzeitig zeigt sie allen, die die Kita besuchen: Digitale Bildungsdokumentation und Elternkommunikation sind hier ein fester Bestandteil des pädagogischen Konzepts.
So wird die digitale Dokumentation auch im Kita-Gebäude sichtbar – und die Wand wird ganz nebenbei zum Gesprächseinstieg für das Team.
Und wie kommt die Unikum Family App bei den Eltern an?
Bei cocon fällt die Antwort eindeutig aus: “durchweg positiv.”
Besonders geschätzt wird, dass Eltern nicht mehr darauf angewiesen sind, beim Abholen einen kurzen Blick auf das Infoboard zu werfen. Sie können sich die Dokumentationen anschauen, wenn es für sie passt. Und häufig passiert das gemeinsam mit den Kindern zu Hause und plötzlich entstehen Gespräche über den Kita-Tag: über ein Projekt, einen Ausflug oder einen besonderen Moment, von dem die Eltern sonst vielleicht gar nichts erfahren hätten.
Auch langfristig bleibt dieser Zugang bestehen:
„Gleichzeitig schätzen die Familien, dass alle Dokumentationen dauerhaft verfügbar sind und sie jederzeit auf die Entwicklung ihres Kindes und gemeinsame Erlebnisse zurückblicken können. Das stärkt aus unserer Sicht die Bildungs- und Erziehungspartnerschaft zwischen Kita und Familie.“
Was hat sich nach nun mehr als einem Jahr verändert?
Nach über einem Jahr mit Unikum ist für cocon vor allem eines deutlich: Die Dokumentation ist kontinuierlicher geworden.
Wertvolle Eindrücke gehen seltener verloren, weil Beobachtungen direkt festgehalten werden können. Gleichzeitig unterstützt die Zuordnung zu den Bildungsbereichen die Teams dabei, die Entwicklung der Kinder systematisch zu dokumentieren. Dabei geht es nicht darum, möglichst viel zu dokumentieren. Sondern darum, die Momente festzuhalten, die etwas über die Entwicklung eines Kindes erzählen – und das möglichst ohne großen zusätzlichen Aufwand.
„Dadurch entstehen aktuellere und umfassendere Bildungsdokumentationen, die den Entwicklungsverlauf der Kinder noch besser abbilden.“
Zusammenarbeit, die aus der Praxis heraus entsteht
Ein Jahr mit einer Software bedeutet natürlich auch: Man sammelt Erfahrungen, stellt Fragen und entdeckt Dinge, die im Alltag anders funktionieren als zunächst gedacht. Gerade deshalb ist für cocon die Zusammenarbeit mit dem Unikum-Team wichtig.
„Wir schätzen vor allem die partnerschaftliche Zusammenarbeit.“
Feedback werde schnell aufgenommen, Fragen würden zeitnah beantwortet und Verbesserungsvorschläge aus der Praxis ernst genommen.
„Man merkt, dass die Anwendung gemeinsam mit den Bedürfnissen der Kitas weiterentwickelt wird und nicht an der Praxis vorbei.“
Das passt gut zu dem, was wir aus unserem Gespräch mit cocon mitnehmen: Es geht weniger darum, einen bestehenden Prozess einfach digital abzubilden. Entscheidend ist, was im Alltag tatsächlich funktioniert.
Zum Schluss, was würden Sie anderen Kitas raten, die noch überlegen, die Bildungsdokumentation zu digitalisieren?
„Digitalisierung nicht als Selbstzweck zu betrachten, sondern als Chance, pädagogische Qualität und Elternkommunikation weiterzuentwickeln.“
Entscheidend sei, dass die digitale Lösung den Alltag wirklich erleichtert und nicht zusätzlichen Aufwand erzeugt. Und vielleicht lässt sich die Erfahrung der cocon Kindertagesstätten nach einem Jahr genau darauf herunterbrechen: Weniger Aufwand für die Dokumentation und dadurch mehr Raum für die pädagogische Arbeit mit den Kindern.
Ihr möchtet mehr über unsere Unikum Kita-Tools erfahren?
Dann findet ihr auf unserer Unikum-Website mehr über unsere Lösungen für Bildungsdokumentation für sowohl Kitaleitungen, Teams und Träger, Elternkommunikation und pädagogische Arbeit.
Und in unserem Unikum-Blog geht es regelmäßig um Digitalisierung, pädagogische Qualität und die Frage, wie digitale Werkzeuge im echten Kita-Alltag sinnvoll eingesetzt werden können.