Kommunadmin ansvarar för att

• Alla skolor finns inlagda i Unikum
• Användaruppgifter för kommunens elever, lärare och föräldrar kommer in i Unikum
• Hantera läsårsskifte
• Hantera elever som flyttar mellan skolor
• Unikum kan nås genom länk och ikon från skolornas hemsidor
• Driva eller medverka i projekt för att koppla Unikum till e-ID och Auto-synk av användardata

Kommunadmin - Lägg grunden

Du lägger grunden för användningen av Unikum i din kommun.

Kommun-admnistratörer lägger in skolor och användare i Unikum med hjälp av information från t.ex. elevregister. På så vis läggs grunden för användningen av Unikum i kommunen. Därefter samarbetar kommunadmin med skoladmin och med andra systemansvariga i kommunen.

1. Förbered kommunen

Kontrollera inställningarna för kommunen

• Finns det presentation, bild och riktiga kontaktuppgifter?
• Är rätt personer inlagda som kommun-admin i Unikum?

Undersök vilka källor till användardata som finns i kommunen

I vilka system finns vad?

• Elever - med namn, personnummer och epost
• Personal - med namn, personnummer och epost
• Vårdnadshavare - med namn, personnummer och epost
• Klasser per skola - med elever

I de flesta fall så finns den information som behövs i fler än ett system. Vanliga källor kan vara:

• Elevregister (Procapita, Extens, Adela, osv)
• E-postsystem (Exchange, Notes)
• Katalogtjänst (AD, Novell e-Dir)
• Personalsystem

Framsynta kommuner har redan synkroniseringsnav eller metakatalog som man kanske kan använda, som MS MIIS, Novell, NordicEdge, TEIS, Decapus eller liknande.

2. Gör startimport

Startimporten är ett vanligt sätt att komma igång i kommunen, i väntan på att integration och automatisk synkronisering skall vara klar.

Exportera datafiler från t.ex Elevregister

Först exporteras fillistor från t.ex. elevregister och mailsytem till listor i t.ex. Excel.
Exempel på filer du kan exportera >>

Man kan välja att exportera allt för hela kommunen i ett svep, eller att göra det skola för skola.

Konvertera datafiler till Unikum-format

Därefter konverteras filerna till Unikum-format. Filformatet för de olika typerna av filer finns beskrivet här: http://www.unikum.net/support/import
Konverteringen sker i första omgången ofta manuellt. Resultatet är

• Filer för skolor, klasser
• Användarfiler
• Relationsfiler

Exempel på Excel-mall för att skapa filer för en hel skola >>

Testimportera och verifiera i Unikums importtestmiljöer

Filer för en hel kommun testkörs normalt i en testmiljö hos Unikum innan den riktiga Startimporten genomförs. Du skickar filerna i krypterat format till Unikum. Du verifierar att informationen ser riktig ut i testmiljön.

Genomför Startimporten

Den riktiga startimporten av användare från hela kommunen görs oftast av Unikum. Är det stora filer så görs importen nattetid.

3. Sätt igång - och följ upp

Sätt igång med skoladmin

Skapa skoladministratörer i alla skolor. Ofta är rektorer och 2-3 personer till skoladministratörer.

Verifiera och korrigera

Skoladministratörer verifierar att allt ser riktigt ut i skolorna, själva och tillsammans med klassadmin i skolorna.

Förbered integration

Involvera IT-avdelning, konsulter och andra som skall arbeta med integration redan från början. Det underlättar avsevärt i nästa steg: Integration.

Förbered läsårsbyte

Inför läsårsbyte förbereder du nya importer av användare, och uppflytt av elever till nya klasser. Se mer om funktioner för läsårsflytt här >>.
Fundera igenom detta i god tid under våren, och stäm av en plan med Unikum.

Att tänka på

• Genom att göra ett småskaligt pilotprojekt i några arbetslag får du kläm på hur Unikum fungerar innan du behöver köra fullt ut i hela kommunen.
• Du kan ge Admin-rättigheter till t.ex skolledare, arbetslagsledare eller skoladministratörer.
• Det är viktigt att lägga in bilder, kontaktuppgifter och infotexter, det blir lättare för alla användare då.
• Påminn alla om vikten av att hantera lösenord säkert.