Läsårsbyte - Manuell läsårsuppflyttning

I Unikum finns en läsårsrutin där man i ett "handgrepp" gör läsårsbyte för alla elever i skolan.

Innan du gör läsårsbytet finns det några saker att tänka igenom:

• Ska mentorsrelationer till eleverna i en klass finnas kvar till nästa läsår eller ska de tas bort?
  För avgångsklasserna, vars elever slutar på skolan ska alla mentorsrelationer kopplas bort, och detta måste göras i samband med läsårsflytten, men det kan även finnas andra mentorskopplingar som ska tas bort.

• Finns det klasser/grupper som ska vara oförändrade?
  Man kan ha skapat personalgrupper, arbetslag eller andra gruppkonstellationer som ska vara intakta även nästa läsår. Dessa låter man i så fall bli att markera när man flyttar upp övriga klasser.

• Finns det elever som man efter läsårsuppflyttningen måste hantera manuellt?
  Det vill säga elever som en och en måste flyttas ur och/eller flyttas in i sina klasser

• Finns det blandårskursklasser?
  I så fall behöver läsårsbyte för dessa göras på annat sätt

Så här gör du läsårsbyte manuellt för en skola:

1. Gå till skolans startsida
2. Välj "Admin" och fliken Klasser
3. Klicka på knappen "Hantera läsår". Ovanstående bild visas:
4. Markera de klasser du vill byta namn på (A). Du kan klicka på enskilda klasser eller välja "Nytt namn" i kolumnrubriken för att markera alla. Titta om det föreslagna namnet på klassen efter läsårsbyte är OK, om inte så ändra det
5. Du kan enkelt öka skolår för eleverna i klassen genom att markera "Öka skolår" (B). Om eleverna saknar skolår kan du ge dem det i (C).
6. Markera de klasser som ska tas bort (D) dvs avgångsklasserna. Eleverna läggs i skolhistoriken. OBS! Du kan inte ångra borttagningen. När en elev tas bort ur skolan kan endast en administratör hitta eleven i skolhistoriken
7. Markera "Koppla bort mentorer" (E) för de klasser där du vill att kopplingen Mentor - Elev ska tas bort. Måste göras på avgångsklasserna men kan behövas även i vissa andra fall
8. Klicka på "Genomför förändringarna" (F) så gör Unikum läsårsbytet åt dig
9. Du ser nu en rapport på vad som gjorts, och kan kontrollera resultatet

Efter läsårsbytet behöver du:

1. Manuellt skapa de nya klasserna
2. Importera filer med nya elever i respektive klass, alternativt hämta in eleverna i de nya klasserna, eller registrera dem manuellt
3. Hämta in rätt lärare i de nya klasserna
4. Koppla mentorer till eleverna i de nya klasserna
5. Göra eventuella tillägg/borttag i befintliga mentorskopplingar i de övriga klasserna

Kontroll så att inga elever utan klasstillhörighet finns på skolan:

Efter läsårsuppflytten bör du kontrollera att det inte finns några elever som ligger "löst" på skolan, dvs utan klasstillhörighet.

1. Gå till skolans startida
2. Välj "Admin" och fliken Elever
3. Här ser du om det finns elever i skolan som inte finns inlagda i någon klass
4. Markera eleverna du vill ta bort, antingen manuellt eller med hjälp av rutan Utan klass i rullningslisten (till vänster om Elev)
5. Scrolla ner och klicka på knappen Ta bort ur xxxxx-skolan (längst ner under alla eleverna)
6. Du får nu en bekräftelse på vad som tas bort. Det som sker när du tar bort en elev ur skolan är att även elevens vårdnashavare tas bort ur skolan (om de ej har andra barn där) samt elevernas ev mentorskopplingar
7. Bekräfta borttaget genom att klicka på knappen "Jag vill fortsätta" (eller Avbryt om du har markerat fel elever)
8. Titta gärna även under fliken Vårdnadshavare så att inga föräldrar ligger där som ej har några elever i skolan