Nyheter
Hjälp
Forum
Läsårsbyte - Importera filer
Man kan importera eleverna i olika "portioner", klass för klass, skola för skola eller för en hel kommun.
Vid filimport i större mängd, dvs för hela skolor eller för kommun, måste filerna testköras på vår testerver innan importen sker i Unikum. Kontakta supporten för hjälp.
Här tas bara momenten att importera elever upp, men det finns mer att läsa om detta med att importera här >>.
Klass för klass:
För att importera alla eleverna i en klass krävs följande:
- Att klassen finns registrerad i Unikum
- En Excelfil med eleverna, se exempelfil här >>
Den data som är obligatorisk för att det ska gå att importera eleverna är förnamn, efternamn och personnummer (observera formatet), de övriga uppgifterna är valbara.
För att sedan importera gör man så här:
- Spara om Excelfilen till textfil (tabbavgränsad)
- Gå till den aktuella klassen
- Klicka på ikonen "Admin"
- Klicka på knappen "Importera elever"
- Leta reda på den aktuella textfilen
- Klicka på filkodning ISO-8859-1
- Klicka på knappen "Ladda upp"
- Granska noga resultat, kontrollera att å, ä och ö ser rätt ut, och att datat ser ut att hamna på rätt plats, är det något som ser konstigt ut så avbryt
- När man är säker på att man vill importera detta, klickar man på knappen "Importera valda användare" (längst ner)
- Nu finns eleverna i den aktuella klassen, och det som återstår är att sätta rätt Skolår på dem
Skola för skola:
Om man vill importera en hel skola med samtliga klasser krävs följande:
- Att det gamla läsårets klasser med elever är bortkopplade från skolan, vilket man gör i rutinen Hantera läsår
- En Excelfil med samtliga klasser där alla klasser har ett s k externt id som är unikt i kommunen (kolumn A), se exempelfil här >>
- En Excelfil med samtliga elever på skolan, se exempelfil här >>
- En Excelfil med kopplingen mellan elev och klass, se exempelfil här >>
Den data som är obligatorisk för att det ska gå att importera eleverna i elevfilen är förnamn, efternamn och personnummer (observera formatet), de övriga uppgifterna är valbara.
För att importera filerna gör man så här:
Spara om samtliga Excelfiler till textfiler (tabbavgränsad)
Börja sedan med klassfilen (den med samtliga klasser till skolan)
- Gå till den aktuella skolan
- Klicka på ikonen "Admin"
- Klicka på fliken Importera
- Under rubriken Välj en fil med klasser:
- Leta reda på den aktuella textfilen
- Klicka på filkodning ISO-8859-1
- Klicka på knappen "Ladda upp"
- Granska noga resultat, är det något som ser konstigt ut så avbryt
- När man är säker på att man vill importera dessa klasser, klickar man på knappen "Utför" (längst ner)
Ta sedan elevfilen (den med samtliga elever på skolan)
- Gå till den aktuella skolan
- Klicka på ikonen "Admin"
- Klicka på fliken Elever
- Klicka på knappen "Importera elever"
- Leta reda på den aktuella textfilen med samtliga elever
- Klicka på filkodning ISO-8859-1
- Klicka på knappen "Ladda upp"
- Granska noga resultat, kontrollera att å, ä och ö ser rätt ut, och att datat ser ut att hamna på rätt plats, är det något som ser konstigt ut så avbryt
- När man är säker på att man vill importera detta, klickar man på knappen "Importera valda användare" (längst ner)
Nu återstår endast att koppla rätt elev till rätt klass, för innan man har gjort det kan man inte se något resultat!
- Gå till den aktuella skolan
- Klicka på ikonen "Admin"
- Klicka på fliken Importera
- Under rubriken Välj en fil med relationsstruktur:
- Leta reda på den aktuella filen (kopplingsfilen mellan elev och klass)
- Klicka på filkodning ISO-8859-1
- Klicka på knappen "Ladda upp"
- Granska noga resultat, är det något som ser konstigt ut så avbryt
- När man är säker på att man vill importera detta, klickar man på knappen "Uppdatera valda relationer" (längst ner)
- Nu finns eleverna i de aktuella klasserna på skolan, och det som återstår är att sätta rätt Skolår på dem
Hela kommunen:
Om man vill importera en hel kommun med samtliga skolor/klasser krävs följande:
- Att importen provkörs på vår testserver innan import i Unikum, kontakta supporten för hjälp
- Att det gamla läsårets klasser med elever är bortkopplade från skolorna, vilket man gör i rutinen Hantera läsår (måste göras för varje skola)
- Att varje skola i Unikum har ett externt id registrerat på sin flik Inställningar
- En Excelfil med samtliga skolors klasser där alla klasser har ett s k externt id som är unikt i kommunen (kolumn A), se exempelfil här >>
- En Excelfil med samtliga elever för kommunen, se exempelfil här >>
- En Excelfil med kopplingen mellan klass och skola, se exempelfil här >>
- En Excelfil med kopplingen mellan elev och klass, se exempelfil här >>
Den data som är obligatorisk för att det ska gå att importera eleverna i elevfilen är förnamn, efternamn och personnummer (observera formatet), de övriga uppgifterna är valbara.
Om filerna är mer än 1000 poster måste de delas upp, eller skickas till Unikum så importerar vi dem.
För att sedan importera gör man så här:
Spara om samtliga Excelfiler till textfiler (tabbavgränsad)
Börja sedan med klassfilen (den med samtliga klasser till alla skolor)
- Gå till din kommuns startsida
- Klicka på ikonen "Admin"
- Klicka på fliken Importera
- Under rubriken Välj en fil med klasser:
- Leta reda på den aktuella textfilen med klasserna
- Klicka på filkodning ISO-8859-1
- Klicka på knappen "Ladda upp"
- Granska noga resultat, är det något som ser konstigt ut så avbryt
- När man är säker på att man vill importera dessa klasser, klickar man på knappen "Utför" (längst ner)
Ta sedan elevfilen/elevfilerna (den/de med samtliga elever i kommunen)
- Gå till din kommuns startsida
- Klicka på ikonen "Admin"
- Klicka på fliken Importera
- Under rubriken Välj en fil med användare
- Leta reda på den aktuella textfilen med samtliga elever
- Klicka på filkodning ISO-8859-1
- Klicka på knappen "Ladda upp"
- Granska noga resultat, kontrollera att å, ä och ö ser rätt ut, och att datat ser ut att hamna på rätt plats, är det något som ser konstigt ut så avbryt
- När man är säker på att man vill importera detta, klickar man på knappen "Importera valda användare" (längst ner)
- Gör om ovanstående moment om du har fler elevfiler, dvs det är mer än 1000 elever i kommunen
Nu återstår endast att koppla rätt elev till rätt klass/skola, för innan man har gjort det kan man inte se något resultat!
Men detta måste göras i två steg, dels koppla rätt klass till rätt skola, och dels koppla rätt elev till rätt klass.
Vilken ordning du gör det spelar ingen roll, men det kanske känns mest logiskt att först koppla rätt klass till rätt skola.
- Gå till din kommuns startsida
- Klicka på ikonen "Admin"
- Klicka på fliken Importera
- Under rubriken Välj en fil med relationsstruktur:
- Leta reda på den aktuella filen
- Klicka på filkodning ISO-8859-1
- Klicka på knappen "Ladda upp"
- Granska noga resultat, är det något som ser konstigt ut så avbryt
- När man är säker på att man vill importera detta, klickar man på knappen "Uppdatera valda relationer" (längst ner)
- Gör om ovanstående moment med samtliga kopplingsfiler, dels den med koppling mellan klass och skola, och dels den/de med koppling mellan elev och klass
- Nu finns eleverna i de aktuella klasserna på samtliga skolor, och det som återstår är att sätta rätt Skolår på dem
Kontroll så att inga elever utan klasstilhörighet finns på skolan:
Efter läsårsuppflytten bör du kontrollera att det inte finns några elever som ligger "löst" på skolan, dvs utan klasstillhörighet.
- Gå till skolans startida
- Välj "Admin" och fliken Elever
- Här ser du om det finns elever i skolan som inte finns inlagda i någon klass
- Markera eleverna du vill ta bort, antingen manuellt eller med hjälp av rutan Utan klass i rullningslisten (till vänster om Elev)
- Scrolla ner och klicka på knappen Ta bort ur xxxxx-skolan (längst ner under alla eleverna)
- Du får nu en bekräftelse på vad som tas bort. Det som sker när du tar bort en elev ur skolan är att även elevens vårdnashavare tas bort ur skolan (om de ej har andra barn där) samt elevernas ev mentorskopplingar
- Bekräfta borttaget genom att klicka på knappen "Jag vill fortsätta" (eller Avbryt om du har markerat fel elever)
- Titta gärna även under fliken Vårdnadshavare så att inga föräldrar ligger där som ej har några elever i skolan
